DAXPRO学院 | 沟通管理在项目管理中的重要性
发布时间：
2023-04-13 00:00
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在项目实施过程中，保持良好沟通、建立良好沟通方式是团队建设的一个重点，这一点同时也被工程项目管理人员广泛认同。
我们在项目管理工作中经常会遇到多样化的客户，他们的工程项目涉及不同地域的多个子单位，部门繁多，组织结构相对分散。因此在项目推动过程中，就需要去了解各个部门的关注点，建立相应的管理机构推动一系列问题。而这些都需要有一个良好的沟通机制。
根据多年来项目实施管理的经验和教训，施工企业不仅与客户、项目所在地的各种政府部门以及施工企业内部（如职能部门、劳务分包班组等等）之间要进行沟通，还应当与业内同行、专家不断地沟通。
一个项目成功的秘诀就是
沟通！
沟通！
再沟通！
一、沟通管理过程
总的说来，沟通管理是一个收集与反馈，存储与加工，解决与发布在项目执行过程中所汇集的各种信息的处理过程。简单的说就是信息的传递和理解。
沟通管理的主要过程包括：
第一，沟通计划编制，包括确定项目干系人的信息和沟通需要，谁需要什么信息，什么时候需要，如何把信息发送给他们。
第二，信息发送，及时向各项目干系人提供所需信息。
第三，绩效报告，收集并发布有关项目绩效的信息，包括状态报告，进展报告和预测。
第四，管理收尾，生成、收集和分发信息来使阶段或项目的完成正规化。
二、主要沟通关系
项目经理的主要任务就是人与人之间的协调与管理，应当成为主管领导、团队成员、用户和其他干系人之间沟通的纽带，目标是让用户能满意，让公司有利润，让组员有进步。
项目实施过程中，一般有以下几种关系需要大量沟通，以使项目更加顺畅进行。但无论沟通双方是什么样的合作关系，沟通的原则却都是一样的，即目的明确、思路清晰、注意表达方式、以诚相待；要选择有利的时机，采取适宜的方式。
与用户的沟通
施工单位和客户表面是对立的两个组织，实际上却是一个统一体，双方共同的目标都是希望项目能够成功，因此他们之间的沟通是项目所有沟通中重要的。客户方可能对工程规范的了解不够深入，施工单位则可能对甲方需求和业务了解得不充分，使得双方对工程的理解存在差异。
我们在工程实践中经常这样处理这种沟通关系：首先是在需要做出实施中的一些关键决策时，做到主动征求客户的意见，并虚心接受客户的指导、协调管理；建立工作联系制度，按时参加项目联络会议，对项目进展和问题进行沟通；坚持给客户提交工作周报，使他们随时掌握项目动态；认真落实用户提出的建议，将客户的想法完整地转达给每个相应的干系人，并协同处理。在秉承互尊互利的原则上，基本上都能与用户形成良性的沟通关系，从而也使得项目中的任何问题都不成为了问题。
事实上，要想深入了解客户的想法简单而有效的方式就是成为客户本身，在某些时候，施工单位将自己扮成客户角色，跟随客户共同工作熟悉他们的业务和习惯，像客户一样思考和处理问题，也就是同客户建立和谐关系的途径。
项目经理与公司领导的沟通
部门工程经理、公司领导对于项目执行过程中具体情况的了解与掌握主要就是通过现场实际情况与项目经理及其他项目组成员的交流。这种交流包括定期与不定期的两种，项目组每周周报提交一次进度报告，列举项目进展、与计划是否有偏差、出现及解决了哪些问题等内容。不定期沟通则主要体现在项目遇到需要工程经理决策或处理的状况时。与工程经理经常进行沟通，有利于梳理自己的工作思路，并从领导的支持中获取信心。
项目经理与项目组成员的沟通
在项目执行过程中，项目经理经常处在两难的境地，一方是甲方使用人员，而另一方是项目组内成员。当甲方对项目施工提出问题并要求改动时，项目组技术人员往往找出各种理由予以否决，而这正是引起甲乙双方矛盾的主要原因。另外小组成员对任务分配、加班加点等状况也常有抱怨。作为项目经理，应从理性的角度出发，既要尽量满足客户的合理需求变化，又要充分调动组内成员的积极性。在不失公允的前提下，充分展现个人魅力的作用。
其他主要沟通管理中包含的关系还有：设备提供商、设计单位、工程分包商等等。项目经理与各方进行沟通的示例如下，这些沟通基本贯穿整个项目周期。
三、沟通方式
“和谐”现在成为一个越来越时髦的词汇，虽然一个项目团队大都成员不多，但麻雀虽小，五脏俱全，和谐与否在很大程度上也影响着团队的工作效率。如何应用适当的技巧去管理团队，是每个管理人员须要面对的问题。
沟通有很多种方式，包括一对一的沟通、一对多的沟通、多人之间的沟通、多人之间的相互讨论；从沟通的载体而言，有口头、书面、肢体语言；从途径而言，有面对面的、通过电话、网络、视频、广播等。
口头沟通
口头沟通是一种便捷并且信息表达准确的沟通方式。在项目早期应多使用面对面沟通，这对促进团队建设，建立良好的工作关系特别重要。在进行面对面口头沟通时，可以通过恰当的身体语言传达内心思想，但不能使用带有偏见或者攻击性的言辞与评述。
书面沟通
书面沟通主要用于通知或确认一些比较重要的项目活动内容，可作为依据便于日后查阅。对于项目组及企业内部，书面沟通的内容主要是项目进展及其他方面的报告、各种通知、内部备忘录等。书面报告注重使用清楚简洁的语言。
会议沟通
会议是解决项目执行过程中出现的问题的途径，它是对项目目标投入的工具。会议通常的内容是通知项目情况、制定行动计划、发现已有或潜在问题时召集讨论等。会议时间不能太长，一般不要超过30分钟，也不能把会议带入无休止的争论，毕竟争论不会给工作带来实质性有价值的东西。
四、常见的沟通问题
在项目计划执行过程中，公司各部门及人员间的信息交流是否顺畅、纠偏工作是否及时有效，直接关系到项目质量的好坏及项目进度与计划的一致性。在对一些项目沟通过程进行分析后发现以下几个问题经常存在:
非正式沟通引起沟通信息失真
非正式沟通是指除项目组规定的汇报、例会等制度以外的沟通方式，如项目组成员私下交谈，传递小道消息等。这样的信息容易失真，有可能会导致项目中的信息错误引起风险。对于此应当将非正式沟通来源的信息不作为项目可采用的有效信息。
口头沟通引起信息无法存储
口头沟通的信息不能保存，而且在沟通完毕后容易被遗忘，在特定的场合也不具备法律效力。而在实际项目执行过程中，口头沟通又十分常见，并且还常常能够取得一定效果。因此，口头沟通尽量以书面的形式保存下来，可以采用电子书写的方式易保存易查阅。
电子邮件滥用
电子邮件由于它的便捷性不仅在项目组内部使用，也是与外界联系的重要手段，而这样就有可能给用户或集成商带来不必要的麻烦。内部通过电子邮件交流，以规定的格式，即便于提取统一管理，也方便避免误发导致的问题。
五、总结
沟通是意义的传递与理解，项目经理的主要工作不是技术指导而是沟通的桥梁，项目经理有90%的工作时间都应当用于沟通。
孔子《论语·雍也》中也指出“夫仁者，己欲立而立人，己欲达而达人。非人人共立、共达此地位，则我决无从独立、独达。”
儒家非常讲究信息沟通及其方式，其思想把人放在社群中去辩证地认识自己的身份，再通过“近取譬”、“恕”等方式认识到别人也有与自己同样的要求和愿望。因而我们说，沟通保持了畅通整个项目也就成功了一半。
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